Automatização de processos contribui para redução de erros e esquecimento de responsabilidades
Um microempreendedor precisa desenvolver inúmeras habilidades para se tornar um bom administrador. Além disso, deve cumprir com as obrigações trabalhistas e exigências relacionadas ao seu setor de atuação, que pode demandar licenças específicas para operar legalmente. São diversos processos, especialmente para quem atua no varejo; portanto, pode ser importante automatizar alguns deles para manter o funcionamento do negócio, especialmente em relação às responsabilidades financeiras, que podem ser uma dor de cabeça.
A automatização de processos, como o controle de contas a pagar e receber, também contribui para a redução de erros manuais ou mesmo do esquecimento de alguma dessas obrigações. E uma eventual falta de organização pode ter consequências graves: só para dar uma ideia, atualmente, mais de 1,1 milhão de MEIs podem ser excluídos do Simples Nacional por causa de dívidas, segundo a Receita Federal.
Para lidar com a gestão empresarial, muitos microempreendedores encontraram, nas soluções ERP, uma forma de ter controle total sobre sua operação em vendas: financeiro, fluxo de caixa, controle de estoque, notas fiscais e muito mais.
“Além dessas funções, um sistema ERP para MEI fornece relatórios gerenciais que trazem insights financeiros sobre o negócio, ajudando o microempreendedor a tomar decisões estratégicas sem que precise se tornar um expert em cada um dos aspectos da gestão de um negócio”, detalha Zoltan Schwab, CMO da vhsys, empresa de tecnologia especializada em soluções de gestão empresarial online.
A seguir, o executivo explica como um sistema ERP pode auxiliar no dia a dia de quem é MEI. Confira:
Controle de fluxo de caixa
Manter um controle do fluxo de caixa com informações atualizadas ajuda na elaboração de relatórios fiscais, em avaliar a necessidade de ajuste de preços, identificar oportunidades de cortes de gastos e ter mais clareza para decidir onde e quando investir. Com um software ERP, o MEI consegue acompanhar quanto dinheiro está entrando e saindo de seu negócio em tempo real, prever períodos de menor ou maior disponibilidade de fluxo de caixa e simplificar o planejamento financeiro.
Também é possível gerenciar as contas a pagar e a receber diretamente pelo software, garantindo que todas as faturas sejam pagas em dia, além de poder acompanhar pagamentos pendentes por parte dos clientes.
“Uma ferramenta de ERP para MEI também faz a conciliação bancária automática, um processo que garante que todas as transações financeiras da microempresa correspondam às registradas no sistema”, adiciona o executivo da vhsys.
Controle de estoque
O controle de estoque é fundamental para garantir que a empresa tenha os produtos disponíveis para venda sem ficar com itens parados — qualquer produto parado gera custos e é preciso um alto giro de estoque para garantir um bom faturamento.
Um software ERP oferece recursos de gerenciamento de estoque que auxiliam a controlar o inventário, a monitorar a disponibilidade dos itens em tempo real e evitar problemas como a falta ou excesso de determinados produtos.
Cumprimento de obrigações fiscais
Como MEI, você é obrigado a manter os registros financeiros da sua empresa por, pelo menos, cinco anos. Quando necessário, tais registros podem ser utilizados para comprovar informações com órgãos reguladores, solicitar empréstimos ou estabelecer parcerias comerciais.
“Embora o microempreendedor não precise de contabilidade formal, é aconselhado registrar relatórios mensais com as receitas brutas, que servirão como base para preencher a Declaração Anual do MEI, documento que contém o faturamento da empresa naquele ano e é uma das obrigações mais expressivas para essa categoria”, explica o executivo.
Para manter os documentos em dia, um ERP de gestão envia lembretes de pagamento, permite acompanhar transações pendentes e concluídas, notifica sobre a compensação de pagamentos do DAS, entre outras funcionalidades.
Emissão de Notas Fiscais
Mesmo que a emissão de notas fiscais também não seja um processo obrigatório, registrar as vendas e prestações de serviços não só ajuda a manter as finanças em dia, como demonstra profissionalismo e garante a credibilidade. Um bom ERP deve oferecer a função de emitir notas fiscais, tornando essa tarefa mais fácil e rápida e garantindo o cumprimento de obrigações fiscais.
Fonte: Varejo SA